عوامل موثر بر موفقیت نمایشگاههای بین المللی تخصصی
مقدمه
عوامل متعددی بر موفقیت نمایشگاه ها اثر دارند. هر نمایشگاه دو بخش مرتبط و مهم دارد که باید با تعامل و همکاری یکدیگر موجب موفق شدن نمایشگاه شوند. این عوامل از دو جنبه ی برگزار کنندگان و مشارکت کنندگان (غرفه داران) قابل بررسی است.
تنظیم برنامه های دقیق برای مراحل نمایشگاه
از دیدگاه برخی از صاحب نظران یکی از عوامل مهم شرکت در یک نمایشگاه یا برگزاری آن، برنامه ریزی صحیح و دقیق و تعیین اهداف روشن برای مراحل مختلف برگزاری است که برای برگزار کنندگان و مشارکت کنندگان باتوجه به اهداف برگزاری متفاوت خواهد بود. تحقیقات نشان می دهد که تنها یک سوم تا یک دوم شرکت کنندگان برای شرکت کردن در نمایشگاه اهداف روشن و مکتوبی دارند.
بودجه ی مناسب
بودجه ی بندی و کنترل هزینه ها از مسایل عمده ای است که باید هنگام برنامه ریزی به آن توجه ویژه ای شود و بخش عمده ای از موفقیت در نمایشگاه، اختصاص بودجه ی مناسب برای اجرای مراحل مختلف برگزاری هر نمایشگاه است. هزینه هایی از قبیل اجاره ی محل، نصب تجهیزات و امکانات، دکور، چاپ کاتالوگ و بروشور، استخدام نیروی انسانی پاره وقت، و برق و تلفن، از اقلام عمده ی بودجه نمایشگاه می باشد.
مشخص بودن اهداف حضور به طور کامل و شفاف
هدف غرفه داران برای شرکت در نمایشگاه ها ملاقات با مشتریان جدید، عرضه کالاهای جدید، و گرفتن سفارش است. برای برگزارکنندگان و مشارکت کنندگان اهداف حضور باید کاملاً مشخص و روشن باشد. ممکن است به دلایل سیاسی حضور در یک یا چند کشور ضروری به نظر برسد که جزء اهداف برگزار کنندگان است، ولی از نظر اقتصادی ممکن است دارای اهمیت نباشد و برای مشارکت کننده از نظر اقتصادی حضور در نمایشگاه پیشبرد فروش و دست یابی به بازارهای جدید مطرح باشد.
انتخاب مناسب نمایشگاه
نخستین گام به سوی موفقیت، انتخاب بهترین نمایشگاهی است که با فروش، بازاریابی، علامت تجاری، یا سایر اهداف شرکت تطبیق داشته باشد. آیا نمایشگاهی که انتخاب شده، مناسب ترین نمایشگاه برای رسیدن به اهداف است؟ توجه به نمایشگاه های مختلف در داخل یا خارج از کشور به صرفه و صلاح هر شرکتی است که با مطالعه و کار کارشناسی، بهترین گزینه را برای حضور انتخاب کند.
مدیریت قوی و کارآمد:
برای اداره ی مطلوب یک نمایشگاه و یا یک غرفه، انتخاب مدیر شایسته و کارآمد ضرورت دارد. خصوصیات مدیر برگزار کننده با مدیر غرفه ی یک شرکت باتوجه به اهداف و وظایف متفاوت، تا حدودی تفاوت دارد. شناسایی حرفه ای گروه هدف، پیش بینی مکانی برای تعامل غرفه داران و بازدیدکنندگان، آموزش کارکنان در امر نمایشگاه (دانشگاهی و غیردانشگاهی)، ارزیابی و مستند سازی یک نمایشگاه از جنبه های مدیریتی است که باید مورد بررسی قرار گیرد.
تبلیغات و اطلاع رسانی:
تبلیغات به صورت عام، به معرفی شرکت کنندگان، توانمندی اقتصادی، فرهنگی و اجتماعی کشور می پردازد.
اطلاع رسانی از طریق خدمات تبلیغاتی مانند کاتالوگ، پوستر، بروشور، بیلبورد و یا رسانه های دیداری و شنیداری، به منظور اعلام حضور متخصصین در نمایشگاه، ارایه ی اطلاعات کلی به بازدیدکنندگان، معرفی کالای و توانمندی شرکت یا موسسه صورت می پذیرد.
هدف از طراحی مناسب، ایجاد یک غرفه ی بسیار زیبا و تحسین برانگیز نیست، بلکه فراهم کردن زمینه ای برای نشان دادن کالا و ویژگی های آن به بازدیدکنندگان است و باید دارای خصوصیات زیر باشد:
- توجه عابران را ظرف دو تا پنج ثانیه- یعنی طول مدتی که معمولاٌ از مقابل یک غرفه عبور می کند- به خود جلب کند.
- علاقه ی آنان را به حد کافی برانگیزاند تا به داخل غرفه بیایند و با دقت کامل آن را بررسی کنند.
- چیدمان کالاها طوری انباشته نباشد که بیننده نتواند بفهمد که چه چیزهایی نمایش داده می شود.
- رنگها، حروف به کار رفته و سبک های مورد استفاده باید با بسته بندی و خود کالاها، کاملا هماهنگی و سنخیت داشته باشند.
- پیامی که طراح به ذهن بیننده القا می کند، نباید غیرقابل درک باشد.
برقراری ارتباط موثر و مناسب بین غرفه دار و بازدیدکننده
اگر بازدیدکنندگان زمینه ی مشترک با غرفه داران داشته باشند، غرفه دار پیام خود را باید به طریقی ارایه کند که برای بازدیدکننده قابل درک، جذاب و جالب باشد و در نهایت بازدیدکننده و غرفه دار باید یک زبان تجاری مشترک داشته باشند. همچنین برای ایجاد تعامل بیشتر، با استفاده از ابزارها و تکنولوژی نوین برای افزایش مشارکت شرکت کنندگان می توان تاکید نمود.
عرضه ی مناسب کالا:
ارایه ی کالاهایی که با استاندارد بازار مصرف مطابقت ندارند به مراتب زبان آورتر از عدم ارایه ی آن ها به بازار است، زیرا اثرات منفی بر ذهن و روحیه ی مشتریان بالقوه می گذارد. بسته بندی و عرضه مناسب آن در غرفه، باتوجه به ذوق و سلیقه بازار هدف ، اثرات مثبت در دستیابی به بازار را فراهم می آورد.
آشنا بودن به زبان بین الملل:
از لوازم ضروری برای ارتباط مناسب با بازدیدکنندگان در هرنمایشگاه، آشنا بودن به زبان بین المللی و توان عرضه ی مشخصات کالا و ارتباط صحیح است. هنگامی که افراد از فرهنگ های مختلف با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند، عوامل خاص فرهنگی، واین که افراد پیام ها را چگونه به رمز تبدیل می کنند و یا رمز آن را می گشایند، تاثیرگذار خواهد بود.
رعایت آداب معاشرت بازرگانی و ارتباط صحیح با خریدار:
شرکت هایی که پایبند ضوابط اخلاقی و آداب معاشرت نیستند، این اصول را نادیده می گیرند و نمی توانند در دستیابی به بازارهای هدف و افزایش فروش محصول موفق باشند. مودبانه و حرفه ای عمل کردن لازمه ی موفقیت در نمایشگاه است.
استقبال بازدیدکنندگان از نمایشگاه (به ویژه متخصصان):
اگر نمایشگاهی خوب و جذاب باشد، بدون شک انبوهی از بازدیدکنندگان را به همراه خواهد آورد. برای معرفی نمایشگاه به طور صحیح و با دعوت از افرادی که حضور و بازدید آنان برای غرفه مهم است باید برنامه ریزی شود.
کیفیت امکانات و خدمات:
از آنجایی که نمایشگاه محل تعامل میان غرفه داران و بازدیدکنندگان، در باره ی کالا و خدمات است، وجود امکاناتی از قبیل وسایل ارتباطی، سالن، امکانات رفاهی، پایگاه های اطلاعات، وسایل ایاب و ذهاب، پارکینگ، هتل، انبار، و ....در موفقیت نمایشگاه اثر گذار خواهد بود.
حضور به موقع در غرفه و وقت شناسی:
وقت شناسی و رعایت حضور به موقع در غرفه از نکات قابل توجه است و اکثر بازرگانان با مدیران واحدهای تولیدی و صنعتی وقت نشناس حاضر به معامله نیستند.
عدم تنش در روابط سیاسی:
برگزاری نمایشگاه در کشورهایی که از نظر سیاسی با کشور ما دارای تنش هستند عقلانی نیست، زیرا اقدامات دولت می تواند ناگهان همه چیز را دگرگون کند، از این رو برگزار کنندگان باید از گرایش های سیاسی آگاه و مطمین باشند و از تغییرات قوانین آگاهی یابند و سپس اقدام به پرپایی نمایشگاه نمایند.
ثبات اقتصادی و سیاسی :
ثبات اقتصادی کشورهای مبدا و مقصد برای شرکت کنندگان در هر نمایشگاه از اهمیت خاصی برخوردار است. زیرا آنها در سایه ثبات اقتصادی و سیاسی می توانند به برنامه ریزی صحیح به منظور شرکت در نمایشگاه، دست یابی به بازارهای هدف، تولید و صادرات تداوم بخشند.
انجام صحیح کار گروهی:
نظر به این که برگزاری یک نمایشگاه و همچنین اداره ی یک غرفه از فعالیت های مختلف تشکیل می شود و مستلزم کار گروهی است، لذا باید مدیر و کارکنان بتوانند با درایت و پرهیز از اختلاف سلیقه و برنامه ریزی صحیح، کار را به اتمام برسانند.
عدم تصدی گری دولت:
واگذاری اجرای نمایشگاه به بخش خصوصی و عدم تصدی گری دولت می تواند بر موفق بودن نمایشگاه اثر مثبت داشته باشد و مشارکت مردم را بیشتر کند.
تامین خواسته ی خریداران و دقت در انتخاب کالای مناسب:
سه دلیل عمده ی برگزاری یک نمایشگاه؛ ملاقات مشتریان جدید، طرح و نشان دادن محصولات جدید و گرفتن سفارش های فروش است و امروزه در تجارت رضایت مشتری یک اصل است. بنابراین باید برای جلب رضایت هر چه بیشتر مشتری به دنبال معرفی کالاهای مورد نیاز مشتری در نمایشگاه ها بود. بنابراین منطق حکم می کند که از منابع محدود مالی تنها برای صدور کالا به بازارهایی استفاده شود که شانس بیشتری برای جذب کالاها در زمان فعلی یا آینده دارند.
دقت در انتخاب صحیح شرکت کنندگان برای حضور در نمایشگاه:
انتخاب شرکت های معتبر و توانمند، متناسب با موضوع نمایشگاه انتخابی که بتوانند با رقبا در بازارهای هدف به رقابت بپردازند از عوامل موثر در موفقیت نمایشگاه است. برگزارکننده باید در انتخاب آن دقت کافی مبذول کند.
مکان برپایی نمایشگاه:
نظربه اینکه نمایشگاه محل تبادل کالاهای صنعتگر و تولیدکننده با بازرگانان، صادرکنندگان و مصرف کنندگان است و محل عرضه و تقاضا است، مکان آن از اهمیت خاصی برخوردار است. خصوصیاتی از قبیل سالن های مجهز و مدرن، محوطه ی زیبا و آرام بخش، داشتن تالار اجتماعات و کنفرانس ها، امکانات خدماتی و رفاهی مناسب، نزدیکی به بزرگراه ها و جاده های مواصلاتی که موجب شود که بازدیدکنندگان به راحتی تمایل به حضور در نمایشگاه را پیدا کنند .
حمایت های دولتی از صادرکنندگان در مشارکت نمایشگاه ها:
حمایت های اصولی و درست از طرف دولت از بعد سیاسی، همکاری سفارت جمهوری اسلامی و رایزنی تیم بازرگانی مقیم، و از بعد مالی حمایت های مالی از قبیل یارانه ی حضور در نمایشگاه ها و بازار هدف، و اختصاص جوایز صادراتی می باشند.
حداکثر بهره برداری از زمان کوتاه برگزاری نمایشگاه، برای رسیدن به اهداف:
با توجه به این که زمان هر نمایشگاه بین المللی محدود است (حداکثر 5 روز)، شرکت کننده باید بتواند از زمان محدود برای رسیدن به اهداف خود حداکثر استفاده را نماید و نسبت به واکنش خریداران بالقوه در ارتباط با کالای عرضه شده آگاه شود.
پیگیری نتایج نمایشگاه:
شرکت در یک نمایشگاه تجاری، نخستین گام یا مرحله ای است که برای پیمودن خط سیر طولانی توسعه ی تولید، خدمات و دستیابی به بازارهای جدید، باید طی کرد. نتایج نمایشگاه باید پیگیری و تماس های تجاری و ارتقای کیفیت کالا و نیازهای مشتریان برآورده شود.